Brak kontroli nad papierowymi protokołami przekazań generuje wiele uciążliwych oraz przede wszystkim kosztownych problemów. Ich rozwiązaniem są elektroniczne protokoły przekazań. Czym są i jakie w praktyce dają korzyści flotowcom? Oraz bardzo ważne pytanie: jak stworzyć idealny protokół przekazań z Inspecto?
Każda osoba pracująca w branży transportowej doskonale zna protokoły przekazań. Do najczęściej stosowanych zaliczymy te dokumenty, które kierowca wypełnia pobierając i oddając samochód. W protokole znajdziemy m.in. podstawowe informacje na temat danego pojazdu – marka, nr rejestracyjny, rok produkcji, stan paliwa itp. Oczywiście dokumenty te zawierają też dane dotyczące dokumentów, wyposażenia oraz stanu technicznego danego pojazdu. Wykorzystywane w branży transportowej są również protokoły powypadkowe oraz protokoły przekazania naczepy. Jak na dłoni widać, że dokumenty te są bardzo istotne dla każdego transportowca i stanowią jedno z głównych narzędzi zarządzania flotą. Jedna firma zazwyczaj stosuje 2-3 rodzaje protokołów.
Większość firm wciąż pracuje na papierowych protokołach przekazań, a ich liczbę możemy liczyć w tysiącach. To z kolei powoduje, że po pewnym czasie flotowcy po prostu tracą nad nimi kontrolę. Nie wspominając już o jakiejś sensownej ich analizie. Z cudem graniczy rozwiązanie jakiejś banalnej sprawy, chociażby, kiedy zginęła apteczka w pojeździe. Jako największe wady papierowych protokołów przekazań możemy wymienić m.in.: zajmują dużo miejsca i rodzi się problem z ich przechowywaniem, często nie są także w ogóle dostarczane do biura, ich kontrola zabiera pracownikom mnóstwo czasu. Warto również dodać, że generowanie tysięcy papierowych dokumentów nie ma zbyt dużo wspólnego z ekologią. Na szczęście przedstawiciele branży transportowej mają już alternatywę w postaci elektronicznych protokołów przekazań. Dają one osobom zarządzającym pełny wgląd w stan i wyposażenie swojej floty w czasie rzeczywistym. O tym więcej już za chwilę.
5 przykazań elektronicznych protokołów przekazań
Aplikacja Inspecto to rozwiązanie do zarządzania protokołami przekazań. Rozwiązanie zapewnia pełną kontrolę nad flotą. Tworząc elektroniczne protokoły przekazań musimy jednak pamiętać o 5 kluczowych zasadach. Pomoże to optymalnie wykorzystać zawarte w nich dane.
Po pierwsze protokoły przekazań powinny być dostosowane do potrzeb danej firmy. Dlatego w aplikacji Inspecto możesz stworzyć szablon własnego protokołu. Uwzględniasz w nim tylko te informacje dotyczące danego pojazdu, których naprawdę potrzebujesz i z których korzystasz podczas zarządzania flotą. Powinieneś pamiętać, żeby pytania w protokole były odpowiednio skonstruowane – powinny być proste i wymagające zwięzłej odpowiedzi. Nie chodzi nam przecież o to, żeby kierowcy przy każdym odbiorze czy zdaniu pojazdu tworzyli eseje, których i tak w praktyce nie wykorzystamy, prawda?
Trzecia zasada dobrego protokołu związana jest z jedną z funkcjonalności Inspecto – kierowca musi zrobić zdjęcie pojazdu przez aplikację w momencie wypełniania protokołu. Tę funkcjonalność bardzo doceniają flotowcy, bo eliminuje ona możliwość naginania rzeczywistości, np. wstawianie zdjęć zrobionych wcześniej z galerii telefonu. Osoba zarządzająca flotą ma gwarancję, że dane zawarte w cyfrowym protokole w 100 proc. odpowiadają stanowi faktycznemu pojazdu „tu i teraz”.
Struktura protokołu w Inspecto najlepiej żeby była podzielona na pytania o wyposażenie pojazdu i jego stan techniczny, zarówno wewnętrzny (m.in. czystość samochodu), jak i zewnętrzny. Ostatni krok w naszym przepisie na idealny protokół przekazania to podpis osoby, która go wypełniała. W Inspecto kierowca podpisuje się na ekranie telefonu.
Tak przygotowany protokół przekłada się na wiele praktycznych, także policzalnych z finansowego punktu widzenia, korzyści prowadzenia firmy transportowej. Dzięki aplikacji Inspecto zmniejszysz koszty – ograniczając wydatki, których wielkości do tej pory nie można było oszacować. Zyskasz większą kontrolę nad całą flotą i zmniejszysz poziom stresu wynikający z nieprzewidzianych niespodzianek, np. związanych z brakiem dokumentów podczas trasy. Skończy się wreszcie przerzucanie odpowiedzialnością za uszkodzenia, które nie wiadomo kto spowodował.
Dlaczego warto w pełni kontrolować protokoły przekazań?
Brak kontroli nad protokołami przekazań to de facto brak kontroli nad flotą. Przekłada się to bezpośrednio na wiele kosztownych problemów. W tym miejscu warto podać kilka przykładów. Kierowca jadący na załadunek i rozładunek musi posiadać określony sprzęt. Mamy tutaj na myśli chociażby pasy i belki zabezpieczające. Jeśli podczas załadunku okaże się, że ich nie ma, wówczas trzeba je błyskawicznie dokupić, zazwyczaj po wyższej cenie. Z notorycznych bolączek większości transportowców warto wspomnieć jeszcze o brakach w dokumentach (zazwyczaj skutkują dużymi mandatami, zwłaszcza po wejściu w życie kolejnych przepisów w ramach Pakietu Mobilności), problemach z oponami czy uszkodzeniach zewnętrznych pojazdu.
Tego typu sytuacje zdarzają się w branży transportowej nagminnie i generują niepotrzebne, duże koszty. Flotowiec, pracując na papierowych protokołach przekazań, nie jest w stanie zapanować nad takimi sytuacjami. Natomiast jest proste rozwiązanie, które pozwala wyeliminować tego typu sytuacje i zapewnić firmie spore oszczędności.
Rozwiązaniem wymienionych wyżej problemów jest cyfryzacja protokołów przekazań. Nowoczesne rozwiązania technologiczne już od dawna wspierają firmy transportowe w różnych obszarach ich funkcjonowania. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, żeby elektroniczne protokoły przekazań na stałe weszły do użycia jako kolejne standardowe narzędzie każdej floty. Przede wszystkim są one przejrzyste i łatwe w obsłudze. Dane z cyfrowych protokołów przekazań spływają do chmury (gdzie są przechowywane) i mogą być analizowane w czasie rzeczywistym. Zatem w ułamku sekundy flotowiec lub menedżer może sprawdzić stan swojej floty i np. zaplanować działania naprawcze dla wybranych pojazdów. Zarządzanie flotą jeszcze nigdy nie było tak łatwe i wygodne!
Pracując na papierowych protokołach przekazań firmy wielokrotnie nie mają świadomości, ile dokładnie pieniędzy tracą na nieprzewidzianych wydatkach, których – jak już wiemy – można uniknąć. Wielu właścicieli tego typu biznesów w nieoficjalnych rozmowach przyznaje nam, że papierowe protokoły stanowią dla nich tylko problem. Tymczasem odpowiednie wykorzystanie zawartych w nich informacji pozwala znacząco zoptymalizować codziennie funkcjonowanie firmy transportowej i zwiększyć rentowność biznesu. Kluczem do tego „skarbca” są właśnie elektroniczne protokoły przekazań w aplikacji Inspecto.
Podsumowując, elektroniczne protokoły przekazań to nie tylko oszczędności finansowe i rozwiązanie przyjazne środowisku. To również cyfrowa dokumentacja, aktualizowana w czasie rzeczywistym, o każdym pojeździe. To pełna kontrola nad stanem floty oraz ułatwienie codziennego życia flotowca. Osoba pracująca na tym stanowisku w dowolnym momencie może sprawdzić, który pojazd wymaga naprawy lub uzupełnienia sprzętowego (aplikacja oznaczy taki samochód „na czerwono”). Elektroniczne protokoły przekazań to przyszłość, która na naszych oczach – dzięki Inspecto – staje się teraźniejszością.
